4.-LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE

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La comunicación descendente

Se llama comunicación descendente a todas aquellas acciones comunicativas que se realizan desde arriba hacia abajo en la jerarquía. Por lo tanto, en la comunicación empresarial son las que van de la dirección a los subordinados. Su gestión y control es imprescindible para motivar a los empleados y tenerlos correctamente informados para que trabajen mejor y tomen decisiones más objetivas.

La comunicación descendente es la que se produce entre el cargo más relevante de una empresa hasta el empleado de menor categoría. Además, se puede realizar directamente o mediante mandos intermedios. El hecho es que se produce entre un emisor de mayor rango en la jerarquía y un receptor por debajo de éste.

Desde siempre, la comunicación descendente ha sido la más común en una empresa, pues es necesario, por ejemplo, que los superiores informen a sus subordinados sobre el trabajo que deben hacer. Sin embargo, las funciones de este tipo de comunicación van mucho más allá y para ser efectiva deberá cumplir los siguientes requisitos:

- Trasmitir a la plantilla cuál es la verdadera finalidad que persigue la organización.

- Ante todo, el trabajador ha de saber los objetivos de la firma, su actividad y cómo está organizada.

- El empleado ha de tener claro cuál es su función dentro de la entidad.

- Hay que informar al trabajador sobre el lugar que ocupa él en la empresa.

- Por último, debe saber quiénes están por encima de él y quién es su superior más inmediato.

De forma global, podemos decir que la comunicación descendente debe transmitir a la plantilla cuál es el sentido de su trabajo en relación con la empresa. Sin embargo, existen otras finalidades de igual o mayor importancia. Por ejemplo, ofrecer cercanía de los altos mandos sobre los subordinados, logrando así un mayor compromiso, motivación y sentido de pertenencia. Además, aporta información sobre la compañía, que puede ser útil para que ciertos trabajadores, con responsabilidad a la hora de tomar decisiones, puedan hacerlo de una manera más objetiva y acertada.

En una PYME resulta más sencillo que la comunicación descendente sea directa, es decir, que el director general hable directamente con el empleado de más baja categoría. En organizaciones más grandes, con un mayor número de trabajadores, normalmente la información va pasando por diferentes mandos intermedios hasta cerrarse todo el proceso, lo cual es un peligro, ya que el mensaje puede sufrir ruidos y desvirtuaciones por el camino.

En cuanto a los canales con los que cuenta la dirección para realizar acciones comunicativas descendentes, la llegada de las Nuevas Tecnologías ha ampliado considerablemente las posibilidades. Así, además de los sistemas orales y escritos convencionales, podemos hacer uso de una Intranet o el correo electrónico.

Los canales orales son los más rápidos, sin embargo, no son los más seguros, ya que puede haber algún malentendido entre emisor y receptor, y el verdadero sentido del mensaje puede verse distorsionado. Por esta razón, es recomendable que aquellas informaciones realmente importantes queden reflejadas por escrito. Para tal caso, disponemos de boletines y folletos informativos internos, correos electrónicos, la Intranet...

No obstante, si queremos convocar una reunión informativa para comunicar oralmente ciertos mensajes a los trabajadores, será una buena idea, siempre que dejemos constancia por escrito de todo lo allí acontecido.

Lo verdaderamente trascendental de la comunicación descendente es que sea entendida, es decir, debemos asegurarnos de que el subordinado ha comprendido lo que le hemos indicado. Al fin y al cabo, este tipo de comunicación se emplea para informar, dirigir, coordinar y evaluar a los subordinados, y si no entienden nuestras directrices será totalmente ineficaz.